Alguna ves te han enviado un documento por correo electrónico y tienes que firmarlo y devolverlo. Puedes imprimir el documento, firmarlo y, después, escanearlo y enviarlo por correo electrónico. Hay una manera mejor y más rápida de firmar electrónicamente un documento PDF.
Te mostraremos cómo agregar rápidamente tu firma a cualquier documento PDF, guardándolo como un archivo PDF estándar. Puedes hacerlo en Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, cualquiera que sea la plataforma que prefieras.
Firmas electrónicas, no firmas digitales
Primero, vamos a aclarar la terminología. Este artículo se refiere a las firmas electrónicas, no a las firmas digitales, que son algo completamente diferente. Una firma digital es criptográficamente segura y verifica que alguien con su clave de firma privada (en otras palabras, usted) ha visto el documento y lo ha autorizado. La mayoria de la gente no sabe que hacer al recibir un archivo PDF firma digital. Es muy seguro, pero también complicado.
Una firma electrónica, por otro lado, es simplemente una imagen de tu firma superpuesta encima de un documento PDF. Lo puedes hacer con todo tipo de aplicaciones, y es lo que la mayoría de la gente necesitará cuando te envíen un documento para firmar. Para muchas empresas recibir documentos firmados por correo electrónico en lugar de recibirlos por fax es un enorme salto tecnológico.
Así que seguro, los siguientes métodos no son perfectamente seguros, pero al menos no tendrás que imprimir, firmar y luego escanear. Al menos esto es más rápido!
Firmar electrónicamente un documento PDF en Windows usando Adobe Reader
Aunque Adobe Reader no es el visor de PDF más ligero, es uno de los más completos y de hecho, tiene un excelente soporte para firmar documentos PDF. Otros lectores de PDF de terceros pueden ofrecer esta característica, pero generalmente requieren que compres una versión de pago antes de usar sus características de firma.
Para firmar electrónicamente un documento con Adobe Reader, primero abre el documento PDF en la aplicación de Adobe Acrobat Reader DC. Haz clic en el botón "Rellenar y firmar" en el panel derecho.
Haz clic en el botón "Firmar" en la barra de herramientas y seleccione "Agregar Firma" para que agregues tu firma a Adobe Acrobat Reader DC.
Si necesita agregar otra información al documento, puede utilizar los otros botones de la barra de herramientas para hacerlo. Por ejemplo, puede escribir texto o agregar marcas de verificación para rellenar formularios mediante los botones de la barra de herramientas Rellenar y firmar.
Puedes crear una firma en una de tres maneras. En Adobe Reader selecciona "Tipo" para que puedas escribir tu nombre y hacer que se convierta en una firma. Esto no se verá como tu firma real, por lo que probablemente no es ideal.
En su lugar, es probable que desees seleccionar "Dibujar" y, luego, dibujar tu firma con el ratón o una pantalla táctil o con el táctil de tu portátil. También puedes seleccionar "Imagen" si deseas firmar un papel, escanearlo con un escáner y, después, agregar su firma escrita a Adobe Reader. (Sí, esto requiere escanear, pero solo tiene que hacerlo una vez, después de lo cual puede usar esa firma en cualquier documento que firme electrónicamente en el futuro).
Después de crear una firma, haz clic en "Aplicar" para aplicarla al documento. Deja marcada la opción "Guardar firma" y podrá agregar rápidamente esta firma en el futuro.
Coloca tu firma donde quieras arrastrándola con el mouse y haz clic para aplicarla. Si decide guardar su firma, la encontrará fácilmente accesible en el menú "Firmar" en el futuro.
Para guardar el documento PDF firmado, haz clic en Archivo-> Guardar y seleccione una ubicación para el archivo.
Firmar electrónicamente un documento PDF en Mac: Utiliza la Vista previa
Los usuarios de Mac tienen más suerte que los usuarios de Windows. La aplicación de vista previa incluida con macOS tiene funciones integradas de firma de documentos. Gracias a los excelentes trackpads incorporados en MacBook, puedes dibujar tu firma en el trackpad con uno de tus dedos para entrar en la vista previa. En un nuevo MacBook con un trackpad "Force Touch", esto es incluso sensible a la presión, lo que permite firmas aún más precisas.
También puede firmar un pedazo de papel y "escanear" con su cámara web, si prefiere crear su firma a la antigua (o si tiene un iMac sin trackpad).
Para firmar un documento, abre un documento PDF en Vista previa (que se abre al hacer doble clic enesta debe ser la aplicación predeterminada un archivo PDF, a menos que lo haya cambiado). Haz clic en el botón "Show Markup Toolbar" en forma de caja de herramientas y, después, haz clic en el botón "Firmar" en la barra de herramientas que aparece.
Se te pedirá crear una firma arrastrando el dedo sobre el panel táctil o firmando un pedazo de papel y escaneándolo con tu cámara web. Captura tu firma una vez y Preview la recordará para el futuro.
Una vez que hayas capturado una firma, puede seleccionarla en el menú que aparece después de hacer clic en el botón "Firmar". Su firma se aplica como una imagen que se puede arrastrar y cambiar el tamaño para que se ajuste al documento.
Las otras opciones de la barra de herramientas te permiten escribir texto y dibujar formas en el documento, lo que le permite llenar formularios, si es necesario.
Cuando hayas terminado, haz clic en Archivo-> Guardar para guardar el PDF, aplicando tu firma al archivo. También puedes hacer clic en Archivo-> Duplicar para crear una copia del PDF y guardar los cambios en una nueva copia del archivo sin modificar el original.
Si no te gusta Preview por cualquier razón, también puedes usar Adobe Reader DC en una Mac. Funcionará igual que la firma de un documento en Windows, así que vea las instrucciones en la sección de Windows para obtener información sobre eso.
Firmar electrónicamente un documento PDF en IPhone y iPad: Usando la aplicación de correo o Adobe Fill & Sign
En un iPhone o iPad, puedes firmar documentos con la función de marcado en la aplicación de correo iOS. Si tienes un Mac y utilizas Vista previa para firmar documentos, tu firma se sincronizará desde tu Mac a tu iPhone o iPad para que no tengas que crearla por segunda vez.
Esta característica es conveniente, pero sólo funciona si desea firmar documentos en la aplicación Correo. Por ejemplo, se le puede enviar por correo electrónico un documento PDF y es posible que tenga que firmarlo y enviarlo por correo electrónico de vuelta.
Para ello, necesitará recibir un correo electrónico con un archivo PDF adjunto, puntee en el archivo PDF adjunto y haga clic en el icono "Markup and Reply" en forma de caja de herramientas en la esquina inferior derecha de la pantalla mientras visualiza el PDF.
Luego, podrá agregar una firma tocando el botón de firma en la esquina inferior derecha de la pantalla. También puede escribir texto y dibujar en el documento, si lo deseas.
Cuando pulsas en "Hecho", la aplicación Correo creará automáticamente una respuesta al correo electrónico con tu documento firmado adjunto. Puedes escribir un mensaje de correo electrónico y luego enviar el documento firmado.
Si bien esto es conveniente, sólo funciona en la aplicación de correo, por lo que es muy limitado. Si deseas hacerlo desde cualquier otra aplicación, necesitarás una aplicación de firma de terceros.
Hay bastantes opciones para firmar electrónicamente un documento, pero nos gusta la Adobe Fill & Sign de Adobe App, que te permite firmar un número ilimitado de documentos de forma gratuita. Incluso puede capturar imágenes de documentos en papel con la cámara, para que puedas crear copias digitales de formularios en papel. Puedes firmar un documento escribiendo en tu pantalla táctil con un dedo o un lápiz óptico, y también te permiten escribir texto en documentos PDF para rellenarlos.
Para obtener un documento PDF desde otra aplicación en Adobe Fill & Sign, busca el archivo PDF en otra aplicación, toca el botón "Compartir" y elige la aplicación Adobe Fill & Sign. A continuación, puedes puntear en el botón de firma para firmar electrónicamente un documento. Cuando hayas terminado, toca el botón "Compartir" dentro de Adobe Fill & Sign para enviar el documento firmado a otra aplicación.
Si eres alguien de negocios en busca de una herramienta más completa, o si simplemente no te gusta Adobe Sign & Fill, también nos gusta especialmente SignNow. Funciona muy bien y te permite firmar documentos con tu dedo. Puedes firmar hasta cinco documentos al mes gratis, pero después de que se requiere una cuota de suscripción mensual. Es una buena alternativa, sin embargo.
Firmar electrónicamente un documento PDF en Android usando Adobe Fill & Sign
Android no viene con una aplicación integrada que puede hacer esto. En su lugar, necesitará utilizar una aplicación de terceros. Al igual que en el iPhone y el iPad, nos gusta Adobe Fill & Sign, que te permite firmar un número ilimitado de documentos al mes de forma gratuita. También puedes capturar imágenes de documentos en papel con tu cámara para que puedas firmar electrónicamente.
Después de instalar la aplicación, puedes abrir documentos PDF en la aplicación y pulsar el botón de firma para firmarlos. Luego, puedes compartir el documento firmado con otra aplicación pulsando el botón "Compartir".
También recomendamos SignNow si quieres algo con más características y están dispuestos a pagar (ya que sólo ofrece hasta cinco firmas al mes de forma gratuita).
Firmar electrónicamente un documento PDF en una Chromebook usando HelloSign
En una Chromebook, encontrarás una variedad de servicios para firmar un pdf que funcionarán muy bien. Nos gusta HelloSign, que ofrece una buena interfaz web, así como una aplicación de Chrome que se integra con Google Drive. Te permite firmar hasta tres documentos al mes gratis.
La interfaz web básica de HelloSign te permite cargar fácilmente documentos PDF y firmarlos dibujando tu firma o cargando una imagen. Después, puedes enviarlo por correo electrónico el documento firmado directamente a alguien o descargar el documento y hacer lo que quiera con él.
Firmar electrónicamente un documento PDF en Linux
Esto es un poco más difícil en Linux, ya que la versión oficial de Adobe Reader para Linux fue descontinuada. Incluso las versiones antiguas y desactualizadas disponibles para Linux no tienen esta funcionalidad, ni tampoco los populares visores de PDF integrados como Evince y Okular.
Es posible que desee probar una herramienta basada en web como HelloSign, discutida en la sección Chromebook anterior, para la experiencia más fácil.
Si desea utilizar una aplicación de escritorio, Xournal es probablemente la herramienta más conveniente para firmar electrónicamente un documento PDF en Linux. Puedes poner notas en los PDFs y agregar imágenes a ellos. En primer lugar, necesitará crear una imagen de su firma: firmar un trozo de papel, escanearlo en su sistema Linux y limpiarlo o podrías simplemente capturar una foto de su firma con su webcam o cámara de teléfono. Es posible que desees modificarla en GIMP para que tenga un fondo transparente, o simplemente asegúrese de firmar en un papel blanco y que el fondo sea totalmente blanco.
Instala Xournal desde la herramienta de instalación de software de su distribución Linux, abre el PDF y haz clic en la opción de menú Herramientas> Imagen. Esto te permitirá insertar la imagen de tu firma, y puedes reposicionarla y redimensionarla según sea necesario para que encaje en el campo de firma.
Tener que realmente escanear y crear un archivo de imagen es un poco molesto, asi que usted puedes utilizar cualquiera de estos métodos para firmar electrónicamente un documentos pdf en el futuro después de haber obtenido una buena imagen de su firma.
