Las listas desplegables pueden facilitar enormemente la captura de datos. A continuación se muestra cómo utilizar la función de validación de datos de Excel para crear útiles listas dentro de sus hojas de calculo.
En Access, puede limitar el ingreso de datos al forzar a los usuarios a elegir un valor de una lista desplegable. Las aplicaciones de Office usan la misma funcionalidad en las listas desplegables incorporadas. Por ejemplo para elegir el color de fuente existe una herramienta en forma de lista desplegable en la barra de herramientas de formato. Simplemente haga clic en el pequeño triángulo a la derecha del icono para mostrar una lista de opciones.
Puede crear el mismo tipo de control para sus usuarios en una hoja de Excel, pero el proceso no es intuitivo. La opción está en la función Validación de datos. Afortunadamente, una vez que sabes que existe la función, es fácil de implementar. Solo necesita dos cosas: una lista y una celda para la captura de datos. La siguiente hoja muestra una lista desplegable simple en una hoja de Excel.
Los usuarios hacen clic en la flecha desplegable para mostrar una lista de elementos de A1:A5. Si un usuario intenta ingresar algo que no está en la lista, Excel rechaza la entrada.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel
Para hacer una lista desplegable en Excel, haga lo siguiente:
- Cree la lista en las celdas A1:A4. Del mismo modo, puede ingresar los elementos en una sola fila, como A1: D1.
- Seleccione la celda D4 o cualquier otra que usted desee y escoja Validación en el menú Datos.
3. Después de establecer la configuración anterior le aparecerá la siguiente ventana, Cuando aparezca esta ventana, elija Lista en la lista desplegable de la opción Permitir.
4. Haga clic en el icono que contiene una flecha roja, en el menú origen, para seleccionar los elementos que aparecerán en la lista desplegable.
5. Seleccione los elementos que desea colocar en la lista. Aparecerá en validación de datos la selección de elementos que usted ingresó. Alternativamente, simplemente ingrese la referencia (=$A$1:$A$4).
6. Asegúrese de que la opción Celda con lista desplegable esté marcada. Si desmarca esta opción, Excel aún obliga a los usuarios a ingresar solo valores de lista (A1:A4), pero no presentará una lista desplegable. Haga clic en Aceptar.
Puede agregar la lista desplegable a varias celdas. Seleccione el rango de celdas de entrada de datos (paso 2) en lugar de una sola celda. Incluso funciona para celdas no contiguas. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en las celdas correspondientes.
Vale la pena señalar que la flecha desplegable solo es visible cuando la celda está activa.
