BUSCARV es una de las funciones más útiles de Excel, y también es una de las menos comprendidas. En este artículo, desmistificamos BUSCARV por medio de un ejemplo de la vida real. Crearemos una plantilla de factura para una empresa ficticia.
BUSCARV es una función de Excel. En este artículo se supone que el lector ya tiene una ligera comprensión de las funciones de Excel y puede utilizar funciones básicas como SUMA, PROMEDIO y HOY. En su uso más común, BUSCARV es una función de base de datos, lo que significa que funciona con tablas de base de datos o listas de cosas en una hoja de cálculo de Excel. ¿Que tipo de cosas? Bueno, cualquier cosa. Es posible que tenga una hoja de calculo que contenga una lista de empleados, productos o clientes o algunos CDs de su colección de CDs. Realmente no importa.
Cómo usar la función BUSCARV en Excel
Aquí hay un ejemplo de una lista o base de datos. En este caso es una lista de productos que se venden en una empresa ficticia:
Por lo general, las listas como ésta tienen algún tipo de identificador único para cada elemento de la lista. En este caso, el identificador único está en la columna "Código del artículo". Nota: Para que la función BUSCARV funcione con una base de datos o lista, esa lista debe tener una columna que contenga el identificador único (o "clave" o "ID"), y esa columna debe ser la primera columna de la tabla. Nuestra base de datos de ejemplo anterior satisface este criterio.
La parte más difícil de usar BUSCARV es entender exactamente para qué sirve. Así que vamos a ver si podemos conseguir aclarar eso primero:
BUSCARV recupera información de una base de datos o lista en base a una instancia suministrada del identificador único
En el ejemplo anterior, usted puede insertar la función BUSCARV en otra hoja de cálculo con un código de producto y le devolverá la descripción del elemento correspondiente, su precio o su disponibilidad (su cantidad), tal como se describe en la lista original. ¿Cuál de estos datos obtendrá? Bueno, usted puedes decidir esto cuando esté creando la fórmula.
Normalmente, utilizamos la función BUSCARV en una hoja de cálculo reutilizable, como una plantilla. Así cada vez que alguien introduce un código de artículo válido, el sistema recuperaría toda la información necesaria sobre el elemento correspondiente.
Vamos a crear un ejemplo de esto: una plantilla de facturación que podamos reutilizar una y otra vez en nuestra empresa ficticia.
Primero abrimos Excel y creamos una factura en blanco:
Así es como va a funcionar: La persona que usa la plantilla de factura rellenará una serie de códigos de artículo en la columna "A", y el sistema recuperará la descripción y el precio de cada artículo de nuestra base de datos de productos. Dicha información se utilizará para calcular el total por línea para cada elemento (suponiendo que ingresamos una cantidad válida).
Para simplificar este ejemplo, localizaremos la base de datos del producto en una hoja aparte en el mismo libro:
En realidad, es más probable que la base de datos de productos se encuentre en un libro independiente. Aunque a la función BUSCARV realmente no le importa si la base de datos se encuentra en la misma hoja, una hoja diferente o un libro completamente diferente.
Por lo tanto, hemos creado nuestra base de datos de productos, que se ve así:
Con el fin de probar la fórmula de BUSCARV, primero ingresamos un código de artículo válido en la celda A21 de nuestra factura en blanco:
Después, moveremos la celda activa a la celda en la que queremos que sea mostrada la información que ha sido recuperada de la base de datos, por BUSCARV. Curiosamente, este es el paso en que la mayoría de la gente se equivoca. Para explicar más: Estamos a punto de crear una fórmula por BUSCARV que recuperará la descripción que corresponde al código del elemento en la celda A21. ¿Dónde queremos que se presente esta descripción cuando la obtenemos? En la celda B21, por supuesto. Entonces es donde escribimos la fórmula por BUSCARV: en la celda B21. Seleccione la celda B21 ahora.
Necesitamos localizar la lista de todas las funciones disponibles que Excel tiene que ofrecer, para que podamos elegir BUSCARV y obtener alguna ayuda para completar la fórmula. Esto se encuentra primero haciendo clic en la ficha Fórmulas y, despues, haciendo clic en Insertar función:
Aparece una casilla que nos permite seleccionar cualquiera de las funciones disponibles en Excel.
Para encontrar el que estamos buscando, podríamos escribir un término de búsqueda como "BUSCARV" (porque la función que nos interesa es una función de búsqueda). El sistema nos devolvería una lista de todas las funciones relacionadas con la búsqueda en Excel. Seleccione BUSCARV y haga clic en Aceptar.
Aparece la ventana Argumentos de la función, que nos solicita todos los argumentos (o parámetros) necesarios para completar la función BUSCARV. Puedes pensar en esta caja como la función que nos hace las siguientes preguntas:
- ¿Qué identificador único está buscando en la base de datos?
- ¿Dónde está la base de datos?
- ¿Qué información de la base de datos, asociada al identificador único, desea recuperar?
Los tres primeros argumentos se muestran en negrita, indicando que son argumentos obligatorios (la función BUSCARV está incompleta sin ellos y no devolverá un valor válido). El cuarto argumento no está en negrita, lo que significa que es opcional:
Completaremos los argumentos en orden, de arriba a abajo.
El primer argumento que debemos completar es el argumento Valor_Buscado. La función necesita que le digamos dónde encontrar el identificador único (el código del artículo en este caso) que debe estar devolviendo la descripción de. Debemos seleccionar el código del artículo que introdujimos anteriormente (en A21).
Haga clic en el icono del selector a la derecha del primer argumento:
A continuación, haga clic una vez en la celda que contiene el código del artículo (A21) y pulse Enter:
El valor de "A21" se inserta en el primer argumento.
Ahora necesitamos introducir un valor para el argumento Matriz_buscar_en. En otras palabras, necesitamos decirle a BUSCARV dónde encontrar la base de datos/lista. Haga clic en el icono del selector junto al segundo argumento:
Ahora busque la base de datos o lista y seleccione la lista completa - sin incluir la línea de encabezado. En nuestro ejemplo, la base de datos se encuentra en una hoja de cálculo separada, por lo que primero haga clic en la ficha de hoja de cálculo: Ahora busque la base de datos o lista y seleccione la lista completa - sin incluir la línea de encabezado. En nuestro ejemplo, la base de datos se encuentra en una hoja de cálculo separada, por lo que primero haga clic dicha hoja de cálculo:
A continuación, seleccionamos toda la base de datos, sin incluir la línea de encabezado:
... y pulsamos ENTER. El rango de celdas que representa la base de datos (en este caso "Base de datos de productos"! A2: D7 ") se introduce automáticamente para nosotros en el segundo argumento.
Ahora necesitamos introducir el tercer argumento, Indicador_columnas. Utilizamos este argumento para especificar a BUSCARV qué información de la base de datos asociar con nuestro código de artículo en A21, queremos obtener. En este ejemplo en particular, deseamos que se nos devuelva la descripción del elemento. Si observa la hoja de cálculo de la base de datos, notará que la columna "Descripción" es la segunda columna de la base de datos. Esto significa que debemos ingresar un valor de "2" en la caja Indicador_columnas y presionamos la tecla ENTER:
Es importante tener en cuenta que no estamos introduciendo un "2" porque la columna "Descripción" está en la columna B de esa hoja de trabajo. Si la base de datos pasó a comenzar en la columna K de la hoja de cálculo, aun así se introduciría un "2" en este campo porque la columna "Descripción" es la segunda columna en el conjunto de celdas que seleccionamos al especificar el "Matriz_buscar_en".
Finalmente, debemos decidir si ingresar un valor en el argumento final BUSCARV, Ordenado. Este argumento requiere un valor verdadero o falso, o debe dejarse en blanco. Cuando se utiliza BUSCARV con bases de datos (lo cual es lo más usual), la manera de decidir qué poner en este argumento se puede pensar de la siguiente manera:
Si la primera columna de la base de datos(la columna que contiene los identificadores únicos)está ordenada alfabéticamente/numéricamente en orden ascendente, entonces es posible introducir un valor de verdadero en este argumento o dejarlo en blanco. Si la primera columna de la base de datos no está ordenada, o está ordenada en orden descendente, debe introducir un valor de falso en este argumento
Como la primera columna de nuestra base de datos no está ordenada, ingresamos falso en este argumento:
¡Y es todo! Hemos introducido toda la información necesaria para que BUSCARV devuelva el valor que necesitamos. Haga clic en el botón Aceptar y observe que la descripción correspondiente al código de elemento "NBBJ78" se ha introducido correctamente en la celda B21:
La fórmula que se creó para nosotros se ve así:
Si ingresamos un código de elemento diferente en la celda A21, comenzaremos a ver la potencia de la función BUSCARV: La celda de descripción cambia para coincidir con el nuevo código de artículo:
Podemos realizar un conjunto de pasos similares para obtener el precio del artículo devuelto en la celda C21. Tenga en cuenta que la nueva fórmula debe crearse en la celda C21. El resultado se verá así:
... y la fórmula se verá así:
Tenga en cuenta que la única diferencia entre las dos fórmulas es que el tercer argumento (Indicador_columnas) ha cambiado de "2" a "3" (porque queremos traiga los datos de la tercera columna de la base de datos).
Si decidimos comprar 2 de estos artículos, ingresamos un "2" en la celda D21. A continuación, introduzca una fórmula simple en la celda F21 para obtener el total de la línea:
=C21*D21
... que se parece a esto ...
Completar la plantilla de factura
Hemos aprendido mucho sobre la función BUSCARV hasta ahora. De hecho, hemos aprendido todo lo que vamos a aprender en este artículo. Es importante tener en cuenta que BUSCARV puede utilizarse en otras circunstancias además de las bases de datos.
Nuestra plantilla de factura aún no está completa. Para completarlo, haríamos lo siguiente:
- Quitaríamos el código de elemento de muestra de la celda A21 y el "2" de la celda D21. Esto hará que nuestras fórmulas BUSCARV recién creadas muestren mensajes de error:
Podemos remediar esto mediante el uso juicioso de las funciones SI () y ESBLANCO() de Excel. Nosotros cambiamos nuestra fórmula de esto ... = BUSCARV (A21, 'Base de datos de productos'! A2: D7,2, FALSO) ... a esto ... = SI (ESBLANCO (A21), "", BUSCARV (A21, 'Base de datos de productos'! A2: D7,2, FALSO))
- Copiamos las fórmulas en las celdas B21, E21 y F21 hasta el resto de las filas de elementos de la factura. Tenga en cuenta que si hacemos esto, las fórmulas resultantes ya no se referirán correctamente a la tabla de la base de datos. Podríamos arreglar esto cambiando las referencias de celda de la base de datos a referencias de celdas absolutas.
- Probablemente "bloquearemos" las celdas que contienen nuestras fórmulas (o más bien desbloquearemos las otras celdas), y luego protegeremos la hoja de trabajo, para asegurar que nuestras fórmulas cuidadosamente construidas no se sobrescriban accidentalmente cuando alguien viene a llenar la factura.
- Guardamos el archivo como una plantilla, para que pueda ser reutilizado por todos en nuestra empresa
Si nos sintiéramos realmente listos, crearíamos una base de datos de todos nuestros clientes en otra hoja de calculo, y luego usaríamos el nombre del cliente ingresado en la celda D12 para rellenar automáticamente el nombre de la compañía y la dirección del cliente en las celdas D13, D14 y D15.
BUSCARV es una herramienta muy potente y de mucha utilidad para las empresas. Si desea practicar la función buscarv o simplemente quieres ver la plantilla que creamos en este ejercicio puedes descargarla aquí.
