Anteriormente cuando se editaban documentos, nosotros pasábamos un documento impreso y utilizábamos bolígrafos de diferentes colores. Si usted trabajaba en la industria editorial, tenía marcas específicas para identificar cambios, y probablemente hacia sugerencias en los márgenes. La característica del control de cambios en Word es similar, pero las ediciones y cambios se realizan de forma electrónica. Es una herramienta de colaboración que es fácil de usar, pero algunos usuarios luchan con sus multiples opciones y no logran sacar el máximo provecho de ella. En este artículo, repasaremos los conceptos básicos para que pueda poner su flexibilidad a trabajar para usted.
Nota: Puede usar un documento de Word con abundante texto para editar y replicar los ejemplos.
Activar la función de control de cambios
Puede editar un documento sin utilizar Control de cambios: simplemente realice los cambios. Para la mayoría de nosotros, es todo lo que necesitamos. Si necesita un historial de versiones o desea colaborar con otros, use Control de cambios. Para habilitar el seguimiento de cambios, haga clic en la pestaña Revisar y luego haga clic en la opción Control de cambios en el grupo de seguimiento. Luego, seleccione Control de cambios de la lista desplegable. En Word 2003, muestre la barra de herramientas Revisar seleccionando Barras de herramientas en el menú Ver y seleccionando Revisar.
Los usuarios a menudo se confunden por el estado de encendido y apagado de esta característica. Cuando Control de cambios está habilitado, el fondo de la opción es sólido.
Cuando está desactivado, el fondo es transparente. El botón actúa como un interruptor: haga clic para habilitarlo, haga clic de nuevo para deshabilitarlo.
Además, puede agregar el indicador Controles de cambios, a la barra de estado (barra inferior azul) haciendo clic derecho en la barra de estado y seleccionando Control de cambios.
Si es necesario un cambio, no preferencial, y no necesita el permiso del autor, puede desactivar temporalmente el control de cambios haciendo clic en el indicador de la barra de estado. Realice su cambio y luego haga clic en el indicador nuevamente para volver a activar la función. De esta forma, el autor tiene menos paradas que hacer durante la última edición.
Como luce el control de cambios en Word
Con Control de cambios habilitado, los cambios son visibles en forma de marcado. Por ejemplo, si borra texto, no desaparece. En cambio, Word lo muestra usando su fuente Strikeout. Word subraya texto agregado. La siguiente imagen muestra un marcado simple que incluye texto borrado y agregado, entre otros cambios.
La mayoría de las personas nunca cambia los formatos predeterminados, pero puede hacerlo haciendo clic en la fecha que se encuentra en la esquina inferior derecha de grupo de seguimiento. En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en Opciones avanzadas. En Word 2010, elija Cambiar opciones de seguimiento en el menú desplegable Controlar cambios. La siguiente imagen muestra el diálogo resultante. Dedique un poco de tiempo a revisar estas opciones para que pueda personalizar las configuraciones como desee.
Word asignará un color de marcado diferente para cada usuario para que pueda rastrear fácilmente a varios revisores. De forma predeterminada, el color de muchas ediciones depende del revisor, pero puede forzar un color específico que sea independiente del revisor.
Puede encontrar que no necesita ver todas las notas de revisión, y Word le permitirá eliminar algunas de ellas. Por ejemplo, quizás no desee ver los cambios de formato. En este caso, abriría las Opciones de Seguimiento de Cambios y desmarcaría la opción de Control de formato.
Comentarios en Word
Mientras se desempeña en el rol de editor, es eficiente marcar los cambios, como los errores tipográficos y otros cambios de formato que usted debe saber. Hacerlo hace que sea fácil para el autor aceptar el cambio y pasar a la siguiente edición. Sin embargo, se encontrará con cambios que son preferenciales. Cuando esto suceda, use un comentario para sugerir el cambio. Este es el motivo: los cambios de edición requieren que el autor se detenga y rechace o acepte las ediciones, pero el autor puede eliminar todos los comentarios con una sola acción rápida.
Existe el peligro de que los usuarios que no están familiarizados con la función usen comentarios para todo. Eso es ineficiente. Puede ahorrarle tiempo al autor haciendo cambios de edición que sabe que deben hacerse. Si usa un comentario para sugerir todo, el autor trabajará más de lo necesario al tener que implementar cambios en lugar de aceptarlos.
Cuando un comentario sea apropiado, coloque el cursor en el lugar al que hace referencia, o simplemente seleccione el texto. A continuación, haga clic en Nuevo comentario en el grupo Comentarios. Cuando Word muestra el globo de comentarios vacío, ingrese su comentario. Word mostrará un nombre de usuario junto con el comentario.
Vea lo que quiere, de la manera que lo desee
Las características con muchas opciones a menudo confunden a los usuarios porque no pueden aprovechar al máximo toda esa flexibilidad. Afortunadamente, puedes controlar la configuración para que funcione para ti. Por ejemplo, la mayoría de las revisiones aparecen en línea por defecto. Es posible que prefiera ver estas revisiones en el margen derecho. (a muchos usuarios las revisiones en línea los distraen). Para implementar este cambio, elija una de las tres opciones del menú desplegable Mostrar marcas (elija Globos):
- Mostrar revisiones en globos
- Mostrar todas las revisiones en línea
- Mostrar solo comentarios y formato en los globos
La primera opción muestra todas las revisiones en un panel de revisión especial, que puede visualizar a la derecha o debajo del documento, como se muestra debajo. O puede elegir la opción Vertical u Horizontal en el menú desplegable del Panel de Revisión. Además de distraer menos, los globos brindan información más detallada sobre algunas ediciones.
Poniendolo todo junto
Muchos usuarios pueden llegar hasta aquí, pero cuando trabajas con un documento complejo con muchos revisores (y revisiones), el trabajo del autor es más difícil. Lo que los usuarios no se dan cuenta es que el seguimiento de cambios no es una función de todo o nada; puede trabajar con tipos específicos de revisiones, por separado. Por ejemplo, supongamos que desea aceptar (o rechazar) todos los cambios de formato porque al hacerlo facilitará el resto de su tarea de edición. Pero no quiere aceptar nada más, todavía no. Podrías pensar que estás atrapado, pero no lo estás. Puede aceptar solo las ediciones de formato y quitarlas del camino:
- Haga clic en el menú desplegable Mostrar marcas (en el grupo Seguimiento).
- Desmarque todo excepto la opción de Formato, como se muestra debajo. En este punto, Word mostrará solo el formato de marcado.
- En el grupo Cambios, haga clic en el menú desplegable Aceptar y elija Aceptar todos los cambios mostrados (en lugar de Aceptar todos los cambios en el documento), como se muestra en la imagen de abajo. Si esta opción está atenuada, actualmente está mostrando todos los márgenes. Debe ocultar algo para que esta opción esté disponible.
- Después de haber aceptado (o rechazado) las revisiones de formateo, repita el paso 1 para restablecer todas las pantallas de marcado.
Ya sea que trabaje con un equipo o solo, puede usar Control de cambios para editar un documento de Word de manera más eficiente. Cuando llega el momento de implementar los cambios sugeridos, simplemente rechaza o acepta y Word aplica los cambios (o no) por usted. Usar todas las opciones de visualización para su beneficio lo ayudará a aplicar estos cambios de manera más eficiente.
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