Cómo enviar archivos pesados por correo electrónico

Muchos servidores de correo electrónico se niegan a aceptar archivos adjuntos de más de un cierto tamaño. Si bien los tamaños de los archivos adjuntos no se han mantenido al día con el desarrollo de la tecnología, hay otras formas sencillas de enviar archivos pesados por correo electrónico.

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Incluso si usa un cliente de correo electrónico moderno y en línea, el tamaño del mensaje es limitado. Gmail, por ejemplo, permite que los mensajes sean de hasta 25 MB, incluido el texto del mensaje y los archivos adjuntos. Outlook.com solo permite 10 MB. Al enviar mensajes a través de estos servicios, ellos automáticamente le darán una mano y le sugerirán alternativas, como usar Google drive para archivos adjuntos de Gmail y OneDrive para Outlook.com. Eso es útil, por supuesto, pero si está utilizando un cliente de correo electrónico de escritorio u otro servicio, puede que necesite conocer estos trucos usted mismo.

 

¿Cuál es el tamaño máximo de un archivo adjunto de correo electrónico?

En teoría, no hay límite para la cantidad de datos que puede adjuntar a un correo electrónico. Los estándares de correo electrónico no especifican ningún tipo de límite de tamaño. En la práctica, la mayoría de los servidores de correo electrónico, y algunos clientes de correo electrónico, imponen sus propios límites de tamaño.

Al adjuntar archivos a un correo electrónico, puede estar bastante seguro de que puede adjuntar hasta 10 MB sin problemas. Algunos servidores de correo electrónico pueden tener límites más pequeños, pero generalmente 10 MB es el estándar.

Gmail le permite adjuntar hasta 25 MB a un solo correo electrónico, pero esto solo funciona si envía correos electrónicos a otros usuarios de Gmail. Tan pronto como el correo electrónico deja los servidores de Gmail, podría ser rechazado por otro servidor de correo electrónico. Muchos servidores están configurados para no aceptar más de 10 MB de archivos adjuntos.

No es tan simple como mirar el tamaño máximo de archivo adjunto del servicio que utiliza y el servicio que está enviando: los correos electrónicos a menudo viajan a través de varios centros de transferencia de correo cuando se envían, por lo que su archivo adjunto puede ser rechazado por un servidor si adjuntas demasiados datos.

También debe tener en cuenta que los archivos adjuntos de correo electrónico generalmente tienen codificación MIME, lo que aumenta su tamaño en aproximadamente un 33%. Entonces, 10 MB de archivos en su disco se convertirán en aproximadamente 13 MB de datos cuando se adjunte a un correo electrónico.

Enviar archivos pesados usando un servicio de almacenamiento en la nube

En la actualidad, la opción más sencilla es almacenar los archivos que desea compartir, en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive o OneDrive. Luego puede compartir el archivo con alguien e informarle por correo electrónico que lo ha hecho. Luego la persona que reciba el correo puede hacer clic en un enlace y descargar el archivo directamente a su computadora.

Si usa Gmail o Outlook.com, verá que Google y Microsoft han integrado Google Drive y OneDrive en sus respectivos servicios de correo electrónico. Simplemente haga clic en el botón Google Drive o OneDrive al enviar un correo electrónico y podrá compartir un archivo por correo electrónico. Gmail y Outlook lo guiarán en la elección de un archivo que ya existe en su unidad de almacenamiento en la nube o al cargar un archivo nuevo.

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Si usa un servicio como Dropbox, puede compartir el archivo desde el sitio web del servicio de almacenamiento en la nube. Por ejemplo, haga clic derecho en un archivo en el sitio web de Dropbox y seleccione Compartir enlace si usa Dropbox. Si tiene la aplicación de Dropbox instalada en su computadora, también puede hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo de su carpeta de Dropbox y allí también verá  la opción “Compartir”.

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Esta es la opción a la que nos llevan muchos proveedores de correo electrónico: si intenta adjuntar un archivo grande en Gmail o Outlook.com, se le pedirá que primero lo suba a Google Drive o OneDrive.

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Crear y enviar archivos de varias partes

Si está buscando un método más tradicional, hágalo usted mismo, puede dividir su archivo en partes más pequeñas. Por ejemplo, si tiene un archivo de 50MB que desea enviar por correo electrónico, o incluso una colección de archivos de gran tamaño, puede usar un programa de compresión de archivos como 7-Zip o WinRar para comprimir un archivo en cinco partes de 10MB.

Si desea realizar el procedimiento con 7Zip solo debe seleccionar un archivo y hacer clic derecho sobre él. Luego hacer clic en 7Zip > Añadir al archivo. En la ventana que aparece, busque  la opción Dividir en fragmentos escriba 10M y pulse en Aceptar.

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Después de dividir el archivo, puede adjuntar todas las partes separadas a los correos electrónicos por separado. El destinatario debe descargar cada archivo adjunto y luego utilizar un programa de extracción de archivos para extraer el archivo real.

Aunque puede ser un poco incómodo, el método tradicional sigue funcionando tan bien como siempre. Algunos destinatarios pueden confundirse por tantos archivos adjuntos separados, o a lo mejor les parece tedioso tener que armarl el archivo. Si no está seguro de si su destinatario sabrá cómo hacerlo, probablemente sea mejor elegir un método más fácil.

Utilice un servicio de envío de archivos pesados

Para ayudar a responder a los grandes problemas de archivos adjuntos, varios servicios de envío de archivos han surgido en línea a lo largo de los años como lo son WeTransfer y GSplit. Estos servicios le permiten subir un archivo y luego le ofrecen un enlace a su carga. Luego, puede pegar ese enlace en un correo electrónico y el destinatario puede hacer clic en el enlace y descargar el archivo.

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Por supuesto, estos servicios tienen que ganar dinero de alguna manera. Lo pueden hacer mostrando anuncios, limitando el tamaño máximo de archivo disponible para los usuarios gratuitos o exigiendo una tarifa de suscripción.  Y tenga en cuenta que cuando utiliza un servicio en línea, le está confiando sus archivos. Eso puede estar bien si sus archivos no son particularmente sensibles, pero es probable que desee evitar la carga de datos confidenciales a un servicio gratuito del que nunca antes había oído hablar. Por supuesto, podría encriptar los archivos antes de cargarlos, pero eso agregaría molestias adicionales para el destinatario también.

Estos servicios de envío de archivos funcionan bien, siempre y cuando esté de acuerdo con los anuncios o limitaciones existentes, y comprenda los riesgos, especialmente con archivos confidenciales. Sin embargo, normalmente recomendamos usar un servicio de almacenamiento en la nube.

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