Cómo usar Google Drive: trucos y mejores prácticas


De todos los servicios de almacenamiento en la nube y sincronización de archivos disponibles, Google Drive es posiblemente el mejor. La idea detrás de esto es simple: coloque o cree un archivo en Google Drive y, siempre que tenga acceso a Internet (o descargue la extensión para Chrome  la cual funciona hasta sin conexión), puede ver y editar archivos en cualquier dispositivo compatible. Claro, Google no es la única compañía que ofrece este tipo de servicio, pero dada su perfecta integración con otros servicios de Google y su sencillo conjunto de herramientas de colaboración, Google Drive se destaca por encima del resto.

De hecho, es probablemente uno de los servicios en la nube más fáciles de usar. Por lo tanto, esta guía le ofrece una breve introducción a la interfaz de Google Drive, que le permite navegar y utilizar mejor la suite. También hemos incluido algunos consejos para ayudarle a sacar el máximo provecho de la oferta gratuita de Google.

Cómo usar Google Drive

Accediendo a Google Drive

Paso 1: si aún no tiene una, debe obtener una cuenta de Google antes de continuar con Google Drive. Registrarse es gratuito, y al hacerlo, tendrá acceso fácil y sincronizado a todos los servicios de Google. Tendrá que pagar una tarifa si desea más de 15 GB de almacenamiento, pero si decide continuar con la versión gratuita no afectará su capacidad para utilizar el servicio. La descarga de Google Chrome tampoco hace daño, dado que el popular navegador cuenta con una serie de extensiones y herramientas que se integran bien con Google Drive.

Paso 2: una vez que se haya registrado (o iniciado sesión en su cuenta existente), puede acceder a Google Drive a través de su navegador o de la aplicación móvil dedicada, que actualmente está disponible tanto para Android como para iOS.

Navegando a través de Google Drive

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Una vez que haya iniciado sesión en Drive, haga clic en el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda. En la aplicación móvil, presione el círculo azul con el signo más en la esquina inferior derecha. Esto abre un menú que le permitirá crear o cargar un archivo en Drive. Puede crear una hoja de cálculo, un documento de Word, una presentación de diapositivas, formularios, dibujos y un montón de otras cosas a través de aplicaciones de terceros.

Aquí no vamos a profundizar en cómo usar cada uno de estos programas gratuitos, pero aquí hay algunos consejos para aprender a usar estos servicios rápidamente:

Consejo 1: si alguna vez usó Microsoft Office, es decir, Excel, Word o PowerPoint, entonces el software de Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google debería resultarle familiar. Funcionan de manera similar, y se puede decir que son más intuitivos. No encontrará tantas características avanzadas como en el software de Microsoft, pero Google Drive es gratuito, así que eso es de esperar.

Consejo 2: Si bien puede ir a la página principal de Google Documentos, Google Hojas de cálculo o Google Presentaciones para ver todos los archivos de un mismo tipo en un solo lugar, crear carpetas puede ser una mejor manera de mantener todo organizado. Para crear una carpeta, haga clic en el botón “Nuevo” en la esquina superior izquierda, seleccione Carpeta y asigne un nombre al directorio de archivos. Luego, simplemente arrastre su(s) archivo(s) a la carpeta de su elección desde la página principal de Google Drive.

También puede agregar a destacados los archivos a los que desee acceder más tarde, esto lo puede lograr haciendo clic en la opción Destacar en el menú de ese elemento, sin embargo, tenga en cuenta que solo los puede ver la persona que los agregó y no aquellos con los que compartió un elemento en particular.

Consejo 3: Otra forma de encontrar rápidamente un elemento en su unidad es mediante la función Buscar en drive; en la parte superior de cada página hay un campo de texto donde puede buscar un archivo usando su nombre o tipo de archivo. Si presiona la flecha hacia abajo en este campo o en Más herramientas de búsqueda, puede especificar aún más y buscar archivos según un criterio específico, como la fecha, con quién ha compartido el archivo, etc.

Usar Google Drive como un profesional

Cargar y compartir archivos

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Para cargar un documento en Google Drive, haga clic en el botón “Subir archivo” en “Nuevo”  y seleccione un archivo de su computadora. Google Drive es ideal para uso personal, pero lo que lo distingue de otros servicios en la nube es su poderosa herramienta de colaboración. Si necesita trabajar de forma remota con alguien en un proyecto, puede compartir un documento con esa persona y realizar cambios juntos en tiempo real.

Para compartir un documento después de haberlo creado, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha, agregue sus colaboradores usando sus direcciones de correo electrónico y haga clic en el botón azul “Listo” en la parte inferior de la ventana. Una vez que se les haya otorgado acceso, el documento debería aparecer en el menú “Compartido conmigo” en su panel de Google Drive, y un enlace al documento compartido también se enviará a su correo electrónico.

Puede utilizar el enlace que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana “Compartir con otros” para enviar el archivo a traves de mensaje de texto u otro servicio de mensajería.

Mientras está dentro de un documento compartido, puede ver quién más lo está editando actualmente, mirando en la esquina superior derecha de la ventana. Los nombres de los colaboradores se mostrarán en diferentes colores (o con su imagen de cuenta), por lo que puede diferenciarlos fácilmente. Simplemente pase el cursor encima de cualquier color para ver a quién representa.

Descargar documentos y acceder a archivos fuera de línea

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Otra característica útil de Google Drive es la capacidad de ver y editar archivos incluso si no tiene acceso a Internet. Todo lo que necesita hacer es descargar la extensión Documentos de Google sin conexión. Una vez descargado, y habilitado en la configuración de Google Drive, puede acceder a ciertos archivos (documentos, hojas de cálculo y diapositivas) incluso cuando está de viaje o sin Internet durante unas horas. Aparecerá un círculo gris con un rayo a su lado junto al nombre del archivo en la ventana del archivo, que le informará cuando esté desconectado.

Sin embargo, una de las desventajas de esto es que solo puede acceder a los archivos que ha creado y que no ha compartido con nadie. También debe haber abierto Google Drive en su navegador para hacerlo. También se puede acceder a los archivos sin conexión a través de la aplicación móvil, suponiendo que haya activado de antemano la función en Configuración.

Agregar múltiples colaboradores a través de un grupo de Google

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Si desea compartir un documento con un grupo grande de personas, puede evitar ingresar cada dirección de correo electrónico individualmente compartiendo el documento con un grupo completo de Google. Cada persona en ese grupo (así como las personas agregadas al grupo más adelante) tendrán acceso a lo que haya compartido.

Compartir varios archivos a la vez

como subir un archivo a drive

¿Necesitas compartir un gran número de archivos a la vez? En lugar de compartir cada archivo individualmente, puede moverlos a una carpeta y compartir esa carpeta. Todas las personas con las que comparta la carpeta tendrán acceso a todos los archivos dentro de ella.

Conversión de documentos creados con otros programas

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¿Necesita compartir un documento con compañeros de trabajo o amigos para que puedan colaborar en él, pero ya tiene el archivo en otro programa similar? No hay necesidad de preocuparse. Siempre que los documentos estén en el formato correcto, la mayoría de los archivos se pueden convertir fácilmente a Documentos de Google, que luego pueden ser compartidos y editados en colaboración. Para hacer esto, simplemente cargue el archivo deseado y ábralo en Google Drive. Luego haga clic en el menú Archivo y elija “Abrir con ….” Dependiendo del tipo de archivo, Google sugerirá el programa apropiado para abrirlo. A continuación se muestran los formatos de archivo que actualmente se pueden convertir a Google Drive.

Volver a una versión anterior de un documento

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Un problema considerable de la colaboración es que generalmente es un dolor de cabeza solucionar algo que alguien más daño. Afortunadamente, no debe preocuparse si se encuentra en una de estas situaciones: Google le cubre la espalda. Google Drive está programado para guardar cada versión actualizada de sus documentos durante 30 días o 100 revisiones, lo que ocurra primero. Esto hace que sea sencillo volver a una versión anterior de un documento, si es necesario.

Para recuperar una versión anterior de un documento, abra el documento que desea cambiar, haga clic en Archivo y seleccione Ver historial de revisión en la parte inferior o presione Ctrl+Alt+Shift+H. Después de seleccionar esto aparecerá una barra a la derecha del documento mostrando las revisiones anteriores en orden cronológico. Haga clic en cualquiera de ellas para obtener una vista previa de esa revisión específica. Si es la que está buscando, haga clic en el enlace azul Restaurar esta versión y todo volverá a su estado anterior.

 

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