La estructura de la tabla de Microsoft Excel es una excelente manera de mantenerse organizado. Pero el programa es mucho más que una serie de filas y columnas en las que puede introducir datos.
Excel realmente se vuelve poderoso una vez que se empiezan a usar funciones, que son fórmulas matemáticas que le ayudan a hacer cálculos rápidos y fáciles que serían difíciles de hacer a mano.
Las funciones pueden hacer muchas cosas para acelerar sus cálculos. Por ejemplo, puede usar funciones para realizar la suma de una fila o columna de datos; encontrar el promedio de una serie de números; mostrar la fecha actual; obtener la cantidad de pedidos realizados por un cliente en particular dentro de un período de tiempo determinado; buscar la dirección de correo electrónico de un cliente en la que aparezca su nombre; y mucho más. Es todo automático, no se requiere ingreso manual.
Echemos un vistazo más de cerca a las funciones para ver cómo funcionan.
La estructura de una función
Piense en una función como una receta: reúne una serie de ingredientes, y de la receta resulta algo totalmente nuevo y diferente (y, en la mayoría de los casos, más útil o delicioso que las cosas que usted pone). Al igual que las recetas, las funciones tienen tres piezas clave que debe tener en cuenta:
- Primero, está el nombre de la función. Es exactamente como el nombre de la receta que verá en la parte superior de una de las páginas de su libro de cocina. Es un identificador único que le dice a Excel lo que estamos tratando de cocinar.
- Luego, hay argumentos. Los argumentos son como los ingredientes de una receta. Son piezas que pones que eventualmente se combinarán para hacer algo más grande.
- Finalmente, está la salida. El resultado de una función es como el resultado de una receta: es el producto final que está listo para ser presentado al usuario (o, en el caso de una receta, comida).
Escribir una función en Excel
Cuando ingresamos funciones en Excel, usamos un carácter especial para decirle al programa que lo que estamos ingresando es una función y no un bloque de texto normal: el signo igual (=). Cuando Excel ve el signo = al principio de la entrada a una celda, reconoce que estamos a punto de introducirle una función.
La estructura básica de una función es la siguiente:
=NOMBRE_FUNCION(argumento_1, argumento_2, argumento_3 ...) Salida: Salida
Después del signo =, escribimos el nombre de la función para decirle a Excel qué receta queremos usar. Luego, usamos el signo de abrir paréntesis ( para decirle al programa que estamos a punto de darle una lista de argumentos.
A continuación, enumeramos los argumentos de la función, uno por uno, separados por comas, para decirle a Excel qué "ingredientes" estamos usando. Tenga en cuenta que, al igual que las recetas, cada función tiene su propio número específico de argumentos que necesita recibir. Algunos simplemente toman un argumento; otros toman dos o incluso más.
Para terminar de escribir una función, termine la lista de argumentos con el signo cerrar paréntesis ) para decirle a Excel que ha terminado de escribir la lista de ingredientes. Luego presione la tecla Enter para completar la operación. Verá que en lugar de mostrar el texto que ingresó, Excel muestra el resultado de su función completada.
Ejemplos de funciones en Excel
Veamos un ejemplo práctico usando la función SUMA. Esta es una de las funciones más utilizadas de Excel: requiere una cantidad de argumentos (todos deben ser numéricos) y arroja la suma de esos argumentos. La fórmula para SUMA es la siguiente:
=SUMA(número_1, número_2 ...)
Para recapitular: el nombre de la función es SUMA. Los argumentos son numero_1, numero_2 y tantos números adicionales como quiera poner (esta función en particular toma un número ilimitado de argumentos, al igual que una receta que se vuelve cada vez mejor a medida que agrega más ingredientes). Cuando haya terminado de escribir la función y presione Entrer, Excel le mostrará la salida.
Intente ingresar lo siguiente en una celda en una hoja de cálculo en blanco:
=SUMA(3, 7) Salida: 10
Excel saca 10, porque la SUMA de 3 y 7 es 10.
Aquí hay otro ejemplo con más argumentos:
=SUMA(1, 2, 3, 4, 5) Salida: 15
Aquí, Excel produce 15, la SUMA de 1, 2, 3, 4 y 5.
Argumentos infinitos y argumentos opcionales
Primero, algunas funciones, como SUMA arriba, tienen un número teóricamente infinito de argumentos. Por ejemplo, puede tomar la SUMA de un número infinito de números. En casos como este, usamos tres puntos (...) para denotar un número infinito de argumentos adicionales, como los siguientes:
=NOMBRE_FUNCION(argumento_1, argumento_2, argumento_3 ...)
Si una función tiene un número finito de argumentos, no verá eso ... al final, así:
=NOMBRE_FUNCION(argumento_1, argumento_2)
Finalmente, algunos argumentos para las funciones son opcionales, al igual que algunos ingredientes de una receta pueden ser opcionales. Si uno o más argumentos de una función son opcionales, los seguiremos con un designador (opcional) de la siguiente manera:
=NOMBRE_FUNCION(argumento_1, argumento_2 (opcional))
En la mayoría de nuestros tutoriales de funciones, explicamos por qué algo es opcional y cómo puede usarlo.
¡Eso es! Ahora que ya sabe qué es una función en Excel y para que sirve, consulte nuestro tutorial sobre la función BUSCARV de Excel para avanzar con la herramienta más poderosa de Excel.
