La mayoría de las empresas (y personas) no quieren examinar páginas y páginas de hojas de cálculo cuando es tan rápido convertir esas filas y columnas en un gráfico visual. Pero alguien tiene que hacerlo....y esa persona tienes que ser tú.
En Excel, tienes todo lo que necesitas a tu alcance. Los usuarios de Excel pueden aprovechar el poder de las gráficas sin ninguna extensión adicional. Puede crear una gráfica dentro de Excel en lugar de exportarlo a otra herramienta.
Gráfica de pastel en Excel
Las gráficas circulares se consideran generalmente más agradables estéticamente que las otras representaciones gráficas. Una gráfica circular se utiliza para transmitir a los lectores la parte relativa de un segmento particular del conjunto de datos con respecto a otros segmentos que están disponibles.
Si desea presentar el porcentaje de contribuciones de los diferentes tipos de trabajos que conforman una semana laboral de 40 horas para los empleados de su organización, definitivamente puede insertar una gráfica circular en su hoja de cálculo para lograr el resultado deseado.
Un ejemplo de una tabla Grafica de Excel.
Gráficas en Excel
Las gráficas representan variaciones en los valores de los puntos de datos a lo largo de un período de tiempo determinado.
Entonces, si estás tratando de ver cómo ha variado el número de horas trabajadas por semana y la frecuencia de los permisos anuales para los empleados de su empresa en los últimos 5 años, puede crear un gráfico de líneas simple y realizar un seguimiento de los picos y caídas para obtener un idea precisa
Un ejemplo de un gráfico de Excel.
Tipos de gráficos disponibles en Excel
Excel ofrece varios tipo de gráficos entre los que destacamos:
- Gráficos de líneas: los gráficos de líneas bidimensionales y tridimensionales están disponibles en todas las versiones de Microsoft Excel. Los gráficos de líneas son excelentes para mostrar tendencias a lo largo del tiempo. Simultáneamente, permite graficar más de un parámetro de datos, como la compensación de los empleados, el número promedio de horas trabajadas en una semana y el número promedio ganancias anuales contra el mismo eje horizontal o tiempo.
- Gráficos de columnas: los gráficos de columnas también ayudan a los lectores a ver cómo los parámetros cambian con el tiempo. Pero este gráfico se entiende solo cuando se utiliza un único parámetro de datos. Si se ponen en acción múltiples parámetros, los lectores realmente no pueden obtener información sobre cómo ha cambiado cada parámetro individual. Como se puede ver en el gráfico de columnas a continuación, el promedio de horas trabajadas en una semana y el promedio de ganancias anuales cuando se grafican lado a lado no proporcionan la misma claridad que el gráfico de líneas.
- Gráficos de barras: los gráficos de barras son muy similares a los gráficos de columnas, pero aquí el parámetro constante (por ejemplo, el tiempo) se asigna al eje vertical y las variables se representan frente al eje horizontal.
Cómo hacer un gráfico en Excel
1. Llena la hoja de Excel con tus datos y asigna los tipos de datos correctos
El primer paso es rellenar una hoja de cálculo de Excel con los datos que necesitas. Si has importado estos datos desde un software diferente, probablemente se haya compilado en un documento con formato .csv (valores separados por comas).
Si este es el caso, usa un convertidor de CSV a Excel en línea como el que se encuentra aquí para generar el archivo de Excel o ábrelo en Excel y guarda el archivo con una extensión xlsx o xls.
Después de convertir el archivo, es posible que aún debas limpiar las filas y las columnas. Es mejor trabajar con una hoja de cálculo limpia para que el gráfico de Excel que estás creando esté limpio y sea fácil de modificar o cambiar.
Si eso no funciona, es posible que también debas ingresar manualmente los datos en la hoja de cálculo o copiarlos y pegarlos antes de crear el gráfico de Excel.
Excel tiene dos componentes para sus hojas de cálculo:
- Las filas que son horizontales y marcadas con números.
- Las columnas que son verticales y marcadas con letras.
Después de que todos los valores de los datos se hayan establecido y contabilizado, asegúrate de revisar la sección Número en la pestaña Inicio y asigna el tipo de datos correcto a las distintas columnas. Si no lo haces, es probable que tus gráficos no se muestren correctamente.
Por ejemplo, si la columna B mide el tiempo, asegúrate de elegir la opción Tiempo en el menú desplegable y asignarla a B.
Elije el tipo de gráfico de Excel que deseas crear
Esto dependerá del tipo de datos que tengas y del número de parámetros diferentes que analizarás simultáneamente.
Si buscas tomar nota de las tendencias a lo largo del tiempo, entonces las gráficas de líneas son tu mejor opción. Esto es lo que usaremos para el propósito del tutorial.
Supongamos que estamos realizando el seguimiento del número promedio de horas trabajadas / semana / empleado y el número promedio de Ganancias / empleado / año en un período de cinco años.
Para ello, coloca el cursor sobre la celda marcada con A. Verás cómo se transforma en una pequeña flecha que apunta hacia abajo. Cuando esto suceda, haz clic en la celda A y se seleccionará toda la columna.
Repite el proceso con las columnas B y C, presionando el botón Ctrl (Control) en Windows o usando la tecla Comando con los usuarios de Mac.
Tu selección final debería ser algo como esto:
Crear el gráfico básico de Excel
Con las columnas seleccionadas, accede a la pestaña Insertar y elije la opción Gráfico de línea 2D.
Inmediatamente verás que aparece un gráfico debajo de sus valores de datos.
A veces, si no asignas el tipo de datos correcto a las columnas en el primer paso, es posible que el gráfico no se muestre de la forma que deseas. Por ejemplo, Excel puede trazar el parámetro Número promedio de Ganancias/empleado/año a lo largo del eje horizontal en lugar del año. En este caso, puede usar la opción Cambiar fila/columna en la pestaña Diseño de Herramientas de gráficos para jugar con varias combinaciones de parámetros del eje horizontal y del eje vertical hasta que encuentre la representación perfecta.
Mejora tus gráficos de Excel con las herramientas de gráficos
Para cambiar los colores o para cambiar el diseño de tu gráfico, ve a Herramientas de gráficos en el encabezado de Excel.
Puedes seleccionar desde el diseño y formato. Cada uno cambiará la apariencia de tu gráfico de Excel.
Diseño: El diseño te permite mover tu gráfico y reubicarlo. Te da la libertad de cambiar el tipo de gráfico, incluso puedes experimentar con diferentes diseños. Esto puede ajustarse más a las pautas de tu marca, estilo personal o las preferencias de tu jefe.
Formato: la pestaña Formato le permite agregar un borde en el ancho y color elegidos alrededor del gráfico para que esté correctamente separado de los puntos de datos que se llenan en las filas y columnas.
Con todos estos tips obtendrás una representación visual precisa de los datos que has importado o ingresado manualmente para ayudar a los miembros de su equipo y las partes interesadas a involucrarse mejor con la información y utilizarla para crear estrategias o estar más al tanto de todas las condiciones al tomar decisiones!
